|
Konferenzdatenerfassung |
| Richard-Wagner-Gymnasium Bayreuth | |
| Protokollerstellung Schritt für Schritt |
| Vor der Klassenkonferenz | Fertigstellung nach der Klassenkonferenz | Wer, wie, was, wieso, weshalb, warum? | Hilfe zum Programm "Niederschrift" |
Je nach Ausgangssituation gibt es verschiedene Möglichkeiten eine neue Klassenkonferenzdatei zu erstellen.
Erläuterung dieser Möglichkeiten
Die Protokolldatei kann auch zuhause mit dem Programm "Niederschrift" erstellt werden.
Zugang zum Programm
Achtung! Die zum automatischen Einlesen der Notenmanagerdaten nötige rtf-Datei kann nur mit der Schulversion des Notenmanagers erstellt werden. Sie kann jedoch jederzeit in der Schule z. B. auf einen USB-Stick gespeichert und zu Hause eingelesen werden.
Es ist sinnvoll, alle bekannten Daten bereits vor der Klassenkonferenz in die Eingabemasken einzugeben, so dass nach der Konferenz nur noch Ergänzungen und kleine Änderungen notwendig sind.
Es besteht die Möglichkeit, Daten aus Notenmanager und ASV automatisch einzulesen.
Soll die Datei an einem RWG-Computer gespeichert werden, bitte als Speicherort den RWG-Protokollordner "L:\Protokolle " wählen.
Der Ausdruck von Niederschrift und Schülerdaten (Anhang) enthält in der Regel bereits einen Großteil der für die Konferenz notwendigen Daten und sollte mitgebracht werden. Er erleichtert auch die Rücksprache mit dem Vorsitzenden bei Unklarheiten, z. B. darüber, wo Beratungsergebnisse im Protokoll einzutragen sind.
Es besteht die Möglichkeit die Felder für die anwesenden und abwesenden Lehrkräfte der Klasse automatisch ausfüllen zu lassen.
Klickt man auf den
Button "aus Lehrerliste auswählen", so öffnet sich die Liste aller Lehrkräfte der Klasse. Diese Liste wurde mit Hilfe der ASV-Daten
generiert und ist leider manchmal fehlerhaft. Damit die automatische Ausfüllfunktion korrekte Einträge liefert, muss diese
Lehrerliste genau die Lehrkräfte der Klasse enthalten (Auch die bei der Konferenz abwesenden!). Durch anklicken des Buttons
"Lehrer zu Klassenlehrerliste hinzufügen oder
entfernen" öffnet sich eine Liste der übrigen Lehrkräfte der Schule und die Klassenlehrerliste kann leicht angepasst werden.
Da in der Regel der Großteil der Lehrkräfte der Klasse bei der Klassenkonferenz anwesend ist, ist es einfacher, erst alle Lehrkräfte
der Klasse auszuwählen (Button!) und dann die Auswahl abwesenden Lehrkräfte durch Anklicken aufzuheben.
Sollen Beratungen zu einzelnen Schülern im Protokoll festgehalten werden, so sind diese im
Tab "Klasse"
bei "Beratungen zu Einzelfällen" einzutragen.
Im Tab "Schüler"
können bei "Besondere Abstimmungsergebnisse" nur kurze Stichpunkte eingetragen werden,
da diese in einer Spalte der Tabelle "Schülerdaten (Anhang)" ausgegeben werden und zu umfangreicher
Text die Tabelle sprengen würde. Die maximal mögliche Zeichenanzahl von 150 sollte nur in Ausnahmefällen ausgeschöpft werden.
Anklicken des Buttons
in der Symbolleiste
des Programms erstellt die aktuelle pdf-Datei und öffnet ein Fenster, in dem die Zugangsdaten zum Organizer abgefragt werden.
Die Eingabe dieser Daten ermöglicht es dem Programm, die pdf-Datei selbständig an eine E-Mail anzuhängen
und diese mit vorgegebenem Betreff (Dateiname) an eine von der Schulleitung vorgegebene E-Mail-Adresse zu senden.
Es ist auch möglich (aber nicht nötig) eine Textnachricht hinzuzufügen, die wie gewohnt unterhalb der Betreffzeile erscheint.
Zur besseren Kontrolle wird eine Kopie der E-Mail an den Besitzer der eingegebenen Zugangsdaten versandt.
Am Ende des Dialogs wird die aktuelle pdf-Datei geöffnet und kann ausgedruckt werden. Beim Drucken dieser pdf-Datei ist darauf zu achten, dass die Einstellungen so gesetzt sind, dass die Anlage nicht verkleinert ausgegeben wird. Der Ausdruck ist mit Originalunterschrift im Sekretariat bei Frau Riegel abzugeben.
Das Programm zur Protokollerstellung kann von jedem heruntergeladen und benutzt werden.
Die Daten unserer Schüler dürfen jedoch ausschließlich für Lehrkräfte unserer Schule zugänglich sein.
Um unbefugten Zugang zu diesen Daten zu unterbinden werden sie nur nach Eingabe korrekter Zugangsdaten
eingelesen.
Will man also nicht alle Daten von Hand eingeben, sondern Klassenleiter, Lehrerliste, Schülernamen,
Elternnamen und -adressen aus der ASV übernehmen, ist die Eingabe der Organizer-Zugangsdaten zwingend
erforderlich.
In die Eingabemaske der ASV kann pro Klasse und Fach jeweils immer nur eine Lehrkraft eingetragen werden. Werden also z. B. die evangelischen Schüler einer Klasse auf zwei Religionsgruppen verteilt, so müssten eigentlich zwei Lehrkräfte bei ev. Religion eingetregen werden - geht aber nicht. Dies hat zur Folge, dass in der Lehrerliste der betreffenden Klasse der "nicht eingetragene" Lehrer fehlt und manuell ergänzt werden muss.
Der nicht in der Lehrerliste enthaltene Name wird bei anklicken des Buttons "abw. Fachlehrer passend
eintragen" nicht berücksichtigt.
Der Button "abw. Fachlehrer passend eintragen" bewirkt, dass alle Lehrkräfte der momentan für das Programm
aktuellen Lehrerliste, deren Name nicht bei anwesende Fachlehrer eingetragen ist, in die Liste der
abwesenden Fachlehrer übernommen werden. Alle in der Lehrerliste fehlenden Namen können vom Programm
folglich weder bei den anwesenden noch bei den abwesenden Lehrkräften eingetragen werden.
Getätigte Änderungen der Liste bleiben nur bis zum Schließen der jeweiligen Klassendatei erhalten. Da die Lehrerliste nur zur Eingabe der an- bzw. abwesenden Fachlehrer verwendet wird und diese Eingabe in der Regel in einem einzigen Arbeitsgang nach der Klassenkonferenz erfolgt, ist eine permanente Speicherung diese Liste nicht notwendig.
Prinzipiell kann natürlich jeder Kollege seine Klassendatei dort speichern, wo er es für sinnvoll hält. Eine Speicherung im RWG-Protokollordner bietet jedoch folgende Vorteile:
Enthält ein Textfeld keine Einträge, so erscheint im Protokolltext automatisch " - entfällt - " oder der entprechende Absatz wird gänzlich weggelassen. Das "Entwerten" dieser Felder ist deshalb weder notwendig noch sinnvoll.
Um Seitenumbrüche an einer ungünstigen Stelle des Protokolls zu vermeiden, kann man den Zeilenabstand vergrößern und somit mehr Text auf die letzte Seite schieben. Weitere Eingriffe in die Formatierung (einfügen von Leerzeilen o. ä.) sollten nicht vorgenommen werden